Teoria geral dos sistemas e as relações da empresa com o ambiente

A Teoria Geral dos Sistemas (TGS) surgiu a partir de uma série de estudos realizados pelo biólogo austríaco chamado Ludwig von Bertalanffy, na década de 60. Embora sua origem tenha sido na biologia, sua aplicação se dá em todas as áreas do conhecimento, inclusive a Administração de Empresas.

De modo muito simplificado podemos definir um sistema com um algo composto de partes interdependentes e interligadas, de modo que os efeitos de uma parte possam ser utilizados como insumos para a atuação de outra parte.

Se olharmos para uma cidade, podemos afirmar que ela é um sistema urbano, que possui interações com vários elementos que a compõe. São eles:

• Sistema de transporte;
• Sistema de água e esgoto;
• Sistema de energia elétrica
• Sistema de controle de trânsito;
• Sistema de segurança pública e outros. (BATISTA, 2006, p.14)

Partindo dessa definição, podemos perceber que empresas são em si mesmas sistemas, afinal são compostas de partes interdependentes e interligadas: suas unidades, setores e departamentos. Cada uma de suas partes também podem ser compreendidas como um sistema, afinal cada departamento é formado por um conjunto de outras partes: pessoas, equipamentos, processos... Além disso, a empresa como um sistema é uma das partes de um sistema maior: a sociedade e os mercados.

Componentes de um sistema

Todo sistema possui um propósito ou uma finalidade. Ele existe para realizar esse propósito. Também é importante destacar que nenhuma das partes do sistema é capaz de realizar esse propósito sozinha, dai a necessidade do estabelecimento ou da existência do sistema.

De acordo com a TGS os sistemas são compostos por algumas partes fundamentais:

Entradas (inputs): que são elementos ou fenômenos que provocam o acionamento do sistema, ou seja, que motivam o sistema a entrar em funcionamento. São os insumos que o sistema precisa e espera para funcionar. As entradas podem vir de várias origens diferentes, inclusive de outros sistemas.

Processamento (throughput): que consiste no tratamento que o sistema fará das entradas que recebe buscando transformá-las em algo que se aproxime de seu propósito ou finalidade.

Saídas (outputs): resultado da transformação realizada pelo sistema que será devolvido ao ambiente ou a outro sistema, que realizará uma transformação adicional.

Além disso, os sistemas também estão sujeitos a um processo de retroalimentação ou feedback, em que ele receberá como entrada os resultados e efeitos de suas próprias saídas.

Os sistemas podem ainda serem compostos por outros sistemas. Nesse caso os sistemas componentes são chamados de subsistemas. É o caso, por exemplo, dos departamentos de uma empresa. Se considerarmos cada departamento como um sistema e a empresa como um sistema maior, os departamentos são subsistemas da empresa.

Tipos de Sistema

A TGS indica a existência de dois tipos de sistemas em relação ao modo como ele se insere em seu ambiente.

Sistemas fechados: são aqueles que não estabelecem trocas com o ambiente. Suas entradas são determinadas pelo próprio sistema e suas saídas não são compartilhadas com o ambiente ou com outros sistemas.

Sistemas abertos: são aqueles que interagem com o ambiente e com os outros sistemas que o compõem. Esses sistemas recebem as entradas a partir do ambiente ou de outros sistemas e suas saídas são capazes de influenciar a atuação de outros sistemas e do próprio ambiente.

Perceba que uma empresa eficiente é aquela que se constitui como um sistema aberto, capaz de estabelecer trocas de informação, bens e riquezas com seu ambiente.

Considerando esses componentes e suas relações com o ambinente, o esquema abaixo representa o que seria um sistema do tipo aberto:

A Entropia e os Sistemas

Assim como tudo na natureza os sistemas também estão sujeitos ao fenômeno da entropia. Caso não receba bons feedbacks e não se ajuste constantemente, os sistemas perdem eficiência e se tornam menos capazes de cumprir com seu propósito ou finalidade.

Mesmo que o sistema apresente sempre as mesmas saídas, o potencial impacto desses resultados irá diminuir com o tempo devido aos efeitos da entropia. O que funciona hoje, pode não funcionar amanhã. O que atende ao propósito hoje, pode não ser mais suficiente para atendê-lo amanhã.

A Negentropia e os Sistemas

Como vimos, a negentropia é a entropia negativa ou a possibilidade de reversão dos efeitos da entropia ao custo da aplicação de muita energia.

Os sistemas fechados fatalmente estão fadados aos efeitos da entropia pois, como não se alimentam de novas informações e insumos, vão naturalmente deteriorando e perdendo seu efeito.

Já os sistemas abertos possuem em sua própria constituição os mecanismos necessários para lutar contra a entropia e estabelecer a negentropia. Faz parte das características de um sistema, principalmente os do tipo aberto, a seguinte condição:

O potencial do sistema é maior do que a simples soma do potencial de suas partes.  

Em um sistema existe uma sinergia natural entre suas partes e a complementaridade entre elas faz com que juntas elas sejam capazes de resultados melhores do que cada parte conseguiria sozinha.

Por essa característica, os sistemas também consomem menos energia para atingir seus propósitos do que as partes consumiriam caso operassem sozinhas.

No caso dos sistemas abertos, eles recebem feedbacks de seu ambiente e podem se aperfeiçoar, se tornando cada vez mais eficientes e produzindo resultados melhores em relação ao seu propósito com menos consumo de energia. E essa é uma boa receita para a promoção da negentropia: mais resultados com menos energia.

Referências

BATISTA, Emerson de O. Sistemas de informação: o uso consciente da tecnologia para o gerenciamento. São Paulo: Saraiva, 2006.