Gestão Financeira de uma Agência de Propaganda

Como se trata de uma empresa prestadora de serviçcos, a gestão financeira de uma agência de propaganda por ser uma atividade bastante complexa. Alguns dispositivos, técnicas e recursos comuns na gestão financeira de qualquer tipo de empresa podem funcionar, mas também são necessários cuidados específicos.

Manutenção da Liquidez

Manutenção da liquidez significa zelar para que os recursos que entram no caixa da empresa serão suficientes para pagar seus compromissos.

A liquidez é a saúde da empresa e só pode ser conquistada e mantida com uma boa gestão financeira.

Ao manter a liquidez a empresa consegue honrar os compromissos assumidos com terceiros em dia, além de ampliar seus lucros sobre investimentos.

A manutenção de uma liquidez confortável e seus resultados satisfatórios são frutos de uma série de decisões e atitudes tomadas diariamente pelo administrador.

A saúde de uma empresa varia de acordo com a qualidade das decisões tomadas e pode oscilar graças as várias operações realizadas na empresa.

Observe como algumas decisões e atitudes podem afetar, de maneira positiva ou negativa, a liquidez e os resultados operacionais de uma empresa:

 

Decisões com impacto positivo na liquidez

·       Redução de estoques de materiais ou de mercadorias (estoques excedentes).

·       Redução dos prazos de recebimentos de vendas, mediante aumento das vendas à vista ou ações de cobrança e melhoria no crediário para reduzir os valores em atrasos com as vendas a prazo.

·       Aumento de prazos para pagamentos aos fornecedores.

·       Entrada de novos recursos no caixa, mediante integralização de capital dos sócios ou vendas à vista de equipamentos ociosos.

·       Aumento das margens de lucro.

 

Decisões com impacto NEGATIVO na liquidez

·       Aumento de estoques, devido a compras excessivas ou queda nas vendas.

·       Aumento dos prazos de vendas, com financiamentos da própria empresa.

·       Aumento da inadimplência (clientes em atraso).

·       Aumento das compras à vista.

·       Aumento do tempo de fabricação.

·       Retiradas de recursos para aplicações em outras atividades.

·       Excesso de retiradas pelos sócios.

·       Dedução dos lucros mensais.

 

Suportes para tomar decisões sobre liquidez

Diante de tantas variáveis capazes de afetar a liquidez das empresas, para cuidar da gestão financeira, o empresário precisa ter acesso a dados confiáveis a respeito de seu caixa.

Com informações confiáveis, ele consegue tomar decisões melhores. As informações financeiras que o empresário precisa para tomar decisões são obtidas por meio dos controles financeiros.

Então, podemos dizer que a finalidade dos controles financeiros é gerar informações úteis e confiáveis para o empresário tomar as decisões corretas sobre a liquidez da empresa.

Controles Financeiros

Para obter informações úteis à gestão financeira, é preciso organizar os controles internos para que eles respondam questões como:

·       Quais são os custos fixos? Os custos variáveis? O custo total da empresa?

·       Qual o valor a empresa tem a receber dos clientes nos próximos meses?

·       Qual é o montante em atraso? Qual é o valor vencido com mais de 30 dias?

·       Quem são os clientes que não estão pagando em dia?

·       Qual a lucratividade da empresa e rentabilidade do negócio?

·       Qual o poder de pagamento e o nível de endividamento da empresa?

·       Qual a margem de contribuição de cada produto / unidade de negócio para o faturamento global da empresa?

·       Qual o ponto de equilíbrio?

Os controles financeiros precisam ser confiáveis capazes de fornecer as informações necessárias em tempo hábil.

Então a empresa precisa definir quais são as informações úteis para as decisões financeiras e, em seguida, organizar os controles para fornecer as informações desejadas. Em geral os controles necessários são os seguintes:

• Controle de Vendas
• Controle de Caixa
• Balanços Gerenciais

Controle de Vendas

Controlar as vendas realizadas é fundamental para que a empresa atinja seu ponto de equilíbrio e garanta sua liquidez e lucratividade. As vendas mensais precisam ser suficientes para cobrir os curtos totais de operação.

Esta necessidade de vendas mensais deve ser traduzidas em METAS, que depois podem ser distribuídas em COTAS para os integrantes da equipe de vendas.

As metas e cotas podem ser gerais ou por produto/serviço oferecido pela empresa. Quanto não atinge a meta a empresa perde liquidez, ou seja, tem sua saúde financeira prejudicada.

Controle de Metas e Cotas: Depois de estabelecer a meta de vendas, a empresa precisa monitorar o ritmo com que elas são atingidas. Este controle é fundamental para que a empresa saiba os momentos em são necessários maiores esforços nas vendas. Caso as metas tenham sido divididas em cotas para diferentes vendedores, elas podem ser acompanhadas separadamente.

Controle de Visitas: O controle de vendas não se limita às vendas realizadas. Todas as visitas precisas ser controladas, anotando-se o resultado de cada uma delas. Assim será possível saber em média quantas visitas são necessárias para se atingir a meta de vendas.

Controle de Caixa

O controle do caixa da empresa tem como objetivo registrar as entradas e saídas de recursos financeiros realizadas e apurar o saldo disponível após cada operação. Deve ser feito diariamente.

Também deve-se pensar nas entradas e saídas futuras, prevendo-se o fluxo de capital por um período de tempo, de acordo com o vencimentos das vendas realizadas a prazo e do pagamento agendado para fornecedores e terceiros.

Os principais registros de caixa são:

Fluxo de Caixa: Registro DIÁRIO de toda movimentação financeira ocorrida na empresa. Deve conter todos os DÉBITOS (Saídas) e CRÉDITOS (Entradas) e mostrar o saldo de cada dia.

Controle bancário: Contendo registro de toda movimentação bancária da empresa, como movimentação entre contas e pagamento de tarifas.

Contas a pagar: Deve conter a previsão de todas as contas que a empresa tem a pagar a cada dia, como pagamento a fornecedores, pagamentos de custos fixos (aluguél, água, luz, telefone, seguro).

Contas a receber: Deve conter a previsão de todas os vencimentos de vendas feitas a prazo. Todos os recebimentos programados devem estar previstos neste controle.

Balanços Gerenciais

O balanço gerencial tem o papel de evidenciar os resultados financeiros obtidos pela empresa em um determinado período.

São uma espécie de leitura dos demais controles. O objetivo é demonstrar onde os recursos financeiros foram aplicados e quais as operações mais e menos lucrativas da empresa.

Permite fazer comparações entre períodos, evidenciando a evolução da saúde financeira da empresa ao longo do tempo

Pode ser feito dividindo as contas da empresa em pequenos grupos de resultados, que poderão ser analisados separadamente, por exemplo:

Divisão por produto: Qual(is) é(são) o(s) produto(s) mais lucrativo(s) para a empresa? Qual o produto que dá mais retorno? Algum produto dá prejuízo?

Divisão por cliente: Qual(is) é(são) o(s) cliente(s) mais lucrativo(s) para a empresa? Qual o cliente que mais compra?

Divisão por “centros de custo” ou “contas de resultado”: Determina um seguimento da empresa para ser analisado separadamente, por exemplo, uma linha de produtos, uma unidade regional, um setor de negócios etc.

Indicadores financeiros

Os indicadores são apurados a partir dos controles financeiros da empresa, com o objetivo de auxiliar o gestor ou proprietário a fazer um acompanhamento da sua liquidez.

Os indicadores financeiros mais comuns são:

Faturamento: indica o total de receitas obtido por uma empresa em um determinado período.

Custo: indica o total das despesas pagas pela empresa em um determinado período.

Lucro: é a diferença positiva entre o faturamento e o custo. Aparece quando o faturamento é MAIOR que o custo.

Prejuízo: é a diferença negativa entre o faturamento e o custo. Aparece quando o faturamento é MENOR que o custo.

Ativo: é a soma do valor de todos os bens que a empresa possui e de tudo aquilo que ela tem para receber.

Passivo: é a soma de todas as dívidas que a empresa possui, com fornecedores, serviços de terceiros e instituições financeiras.

A partir destes indicadores básicos é possível fazer cruzamentos para análises mais aprofundadas.

A) Lucratividade

Este indicador tem como objetivo demonstrar qual o poder de geração de caixa da empresa, comparando seu lucro líquido com o seu faturamento.

A fórmula para calcular este indicador é
Lucro / Faturamento

Exemplo:
Em um mês, uma empresa vendeu um total de R$ 50.000,00 em serviços. Descontando-se todos os seus custos e pagamentos realizados, teve um lucro de R$ 4.000,00. Isso significa que sua Lucratividade neste mês foi de 8%.

B) Rentabilidade

Tem o objetivo de mostrar para o proprietário ou gestor qual é o seu poder de ganho, ou retorno, sobre o capital investido na empresa.

A fórmula para calcular este indicador é
Lucro / Ativo

Exemplo:
Somados todos os seus bens e o valor que tem a receber em um determinado mês, conclui-se que a empresa tem um ativo de R$ 80.000,00. No mesmo período seu lucro foi de R$ 4.000,00. Isso significa que a Rentabilidade do Negócio para os proprietários e investidores deste mês neste mês foi de 5%.

C) Poder de Pagamento

É a medida mais direta da liquidez da empresa. Revela a capacidade que tem de honrar com seus compromissos financeiros.

A fórmula para calcular este indicador é
Ativo / Passivo

Exemplo:
Somadas todas as contas que a empresa tem a pagar em um determinado mês  chegou-se a um passivo de R$ 7.000,00. No mesmo período a soma de seu capital, suas contas a receber e seu estoque é de R$ 14.000,00. Isso significa que a seu potencial de pagamento é de 2%. Ou seja, ela tem duas vezes mais capital do que o necessário para pagar suas contas.

Se esse número ficar abaixo de 1 (um) é sinal de que a empresa não poderá pagar suas contas.

D) Nível de Endividamento da Empresa

Visa demonstrar qual a dependência da empresa em relação aos recursos obtidos com terceiros. Quanto maior esta dependência, maiores são os gastos com pagamento de juros.

A fórmula para calcular este indicador é
Passivo / Ativo

Exemplo:
Uma empresa deve R$ 8.000,00 para seus fornecedores, tem mais R$ 2.000,00 de contas a pagar e R$ 1.000,00 em empréstimos. Seu passivo portanto é de R$ 12.000,00. No mesmo período a soma de seu capital, suas contas a receber e seu estoque é de R$ 20.000,00. Isso significa que seu nível de endividamento neste momento é de 60%.

E) Margem de Contribuição

Tem o objetivo de levantar qual a contribuição de um determinado produto para o lucro da empresa.

A fórmula para calcular este indicador é
[(Preço de venda – Custo do Produto) X Participação no faturamento] / 100

Exemplo:
Um produto vendido por R$ 60,00 tem um custo de R$ 25,00 para ser produzido. Suas vendas representam 20% faturamento da empresa. Isso significa que sua margem de contribuição para o lucro é de 7%.

F) Ponto de Equilíbrio

Representa o volume de vendas que uma empresa precisa fazer para igualar seus custos de operação.

A fórmula para calcular este indicador é
Custos Fixos + Despesas totais

Exemplo:
Somados todos os custos e despesas que uma empresa teve em um determinado mês, inclusive com pagamento de salários, retiradas dos sócios,  chegou-se ao valor de R$ 13.000,00. Este é o ponto de equilíbrio da empresa. Ou seja, neste mesmo mês ela precisa vender pelo menos R$ 13.000,00 em produtos e serviços para não perder liquidez.