Sistemas de informação como apoio à tomada de decisões

Ao utilizar Sistemas de Informação em seus processos de Gestão do Conhecimento, a empresa toma decisões melhores, se torna mais assertiva, mais eficiente e mais eficaz. Tomar decisões acertadas com base nas informações é o que chamamos de inteligência.

Inteligência de negócio

Na década de 1980 o uso de sistemas de informação por parte das empresas para que seus gestores tomem melhores decisões ficou conhecido como Business Inteligence (BI), ou Ingeligência de Negócio. O termos foi criado pelo Gartner Group e logo se tornou muito popular.

BI é o conjunto de conceitos, métodos e processo para melhorar a tomada de decisões de negócios. “É qualquer atividade, ferramenta ou processo usado para obter melhor informação para apoiar o processo de tomada de decisões.” (Swain Scheps)

Para entregar essa capacidade, é necessário que a empresa adote vários tipos de sistemas de informação, ou, se for um sistema único, que ele seja capaz de desempenhar essas diversas funções.

Funções de um sistema de informação

As duas principais funções de um sistema de informação em uma organização são:

1) Registrar e armazenar os dados referentes à sua operação

Essa função é conhecida tecnicamente como OLTP (Online Transaction Processing ou Processamento de Transações em Tempo Real). Seu objetivo é registrar e armazenar com agilidades os dados referentes à todas as transações geradas pela empresa.

Cada venda, cada movimentação de mercadoria, cada receita ou despesa... Enfim, tudo o que diz respeito à operação da empresa precisa ser registrado na forma de dados.

2) Processar e analisar esses dados e apresentá-los na forma de informação para os gestores e tomadores de decisão

Aqui o sistema irá processar os dados registrados pelo OLTP e transformá-los em informações estratégicas. Tecnicamente essa função é conhecida como OLAP (Online Analytical Processing ou Processamento de Análises em Tempo Real).

Essa função é responsável pela geração de relatórios, gráficos, dashboards e indicadores estatísticos que poderão ser utilizados pelos gestores para tomar decisões sobre a estratégia da empresa.

Separação entre o OLTP e o OLAP

Para ser eficiente é importante que essas duas funções ou sejam desempenhadas por sistemas diferentes ou sejam tratadas em interfaces e infra-estruturas diferentes de um mesmo sistema.

O OLTP é a parte do sistema utilizada diariamente por todos os colaboradores responsáveis pela operação do modelo de negócio da empresa. Ele deve, portanto, funcionar plenamente durante todo o tempo. Caso ele enfrente instabilidades ou indisponibilidades, fique lento ou apresenta falhas, a operação da empresa será diretamente prejudicada.

Você já precisou realizar alguma coisa em alguma empresa, pública ou privada, mas não conseguiu porque "caiu o sistema" ou "o sistema está lento"? Quando isso acontece significa que o OLTP não está funcionando plenamente ou está tendo seu desempenho prejudicado por algum fator.

E muitas vezes o que causa essa lentidão é o OLAP.

Imagine que esses dois sistemas sejam executados na mesma infra-estrutura, ou no mesmo servidor... Em um deterninado momento um gestor precisa fazer um relatório e ele acessa sua interface do sistema (OLAP) para gerar um gráfico. A geração desse gráfico pode demandar o processamento de um grande volume de dados, sobrecarregando o servidor. Como ambos os sistemas funcionam no mesmo servidor, nesse momento o OLTP apresentará lentidão e o registro de novos dados será comprometido, paralizando a operação da empresa.

Em um sistema ideal, para evitar esse tipo de problema, as funções que recebem os dados (OLTP) funcionam separadamente das funções de análise dos dados (OLAP).

Para manter essas duas funções sincronizadas, os Sistemas de Informação realizam ainda uma terceira função chamada ETL.

ETL (Extract Transform Load ou Extrair Transformar Carregar)

O ETL é um processo muitas vezes automatizado que sincroniza os dados do OLAP com os dados do OLTP.

Normalmente ele é programado para ser executado em alguns momentos específicos, em que a empresa não tenha muita movimentação, como a noite ou em finais de semana. Mas também pode ser realizado em maior frequência conforme a necessidade de cada empresa.

O ETL pega os dados do OLTP, que são os mais recentes, alimentados em tempo real, e os transferem para o OLAP, onde serão analisados.

Tipo de sistema por nível da organização

Essas difetentes funções e diferentes interfaces de um sistema de informação acaba gerando diferentes tipos de sistemas, que recebem nomes de acordo com o nível da organização a que atendem:

• Nível estratégico -> Sistema de apoio à decisão (DSS – Decision Support System)
• Nível gerencial -> Sistema de informação executiva (EIS – Executive Informations System)
• Nível operacional -> Sistema de processamento de transações (TPS – Transition Processing System)