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Identificando tarefas de baixo valor

Publicado em: 11/11/2016
Atualizado em em: 11/11/2016

Por: Sergio Mari Jr.

Categoria: Diário de Bordo
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Que tarefas posso delegar?

Os pesquisadores Julian Birkishaw e Jordan Cohen da Universidade realizaram um amplo estudo com foco em conhecer as atividades desempenhadas por trabalhadores do conhecimento.

Concluíram, por exemplo, que tarefas classificadas como "trabalho de escrivaninha" (preenchimento de relatórios e procedimentos burocráticos) ou "gestão transversal" (como reuniões com pessoas de outros departamentos, por exemplo), chegam a tomar, respectivamente 32% e 38% do tempo de trabalho de cada profissional. O problema é que na visão dos próprios trabalhadores entrevistados essas tarefas são "de pouca utilidade ou de baixo valor para a companhia".

Se você se identifica com essa realidade, o teste abaixo pode ajudar a descobrir quais são as tarefas realizadas no seu dia a dia que você deveria tentar abolir, delegar, ou, pelo menos reavaliar.

Identificação das tarefas de baixo valor

Para começar, faça uma lista com todas as tarefas que você fez ontem ou anteontem. Para identificar o que é uma tarefa, divida o seu trabalho em pequenas partes de 30 ou 60 minutos. O que você faz nesse tempo, provavelmente deva ser considerado como uma tarefa individualmente.

Em seguida, responda as questões abaixo anotando os pontos correspondentes à sua resposta:

 

1) Quanto essa atividade é valiosa para a empresa?

Suponha que você está atualizando seu chefe ou um alto executivo sobre o seu desempenho. Você mencionaria essa tarefa? Você seria capaz de justificar o tempo gasto com ela?

a) Ela contribui de forma significativa para os objetivos gerais da empresa. (4 pontos)

b) Ela contribui pouc (3 pontos)

c) Ela não tem nenhum impacto, positivo ou negativo (2 pontos)

d) Ela tem um impacto negativo (1 ponto)

 

2) Até que ponto eu poderia deixar isso de lado?

Imagine que, por causa de uma emergência familiar, você chega ao trabalho duas horas atrasado e tem que priorizar as atividades do dia. Em que categoria essa atividade se encaixaria?

a) Essencial: isso tem prioridade máxima (4 pontos)

b) Importante: preciso terminar isso hoje (3 pontos)

c) Discreta: farei se der tempo (2 pontos)

d) Sem importância/opcional: posso eliminar isso imediatamente (1 ponto)

 

3) Quanto valor pessoal obtenho ao fazer isso?

Imagine que você tem independência financeira e tem o trabalho que você sempre sonhou. Você realizaria ou descartaria essa tarefa?

a) Com certeza manteria: é uma das melhores partes do meu trabalho (5 pontos)

b) Provavelmente manteria: eu gosto dessa atividade (4 pontos)

c) Não tenho certeza: essa atividade tem pontos bons e ruins (3 pontos)

d) Provavelmente descartaria: essa tarefa é meio cansativa (2 pontos)

e) Com certeza descartaria: não gosto de fazer isso (1 ponto)

 

4) Até que ponto outra pessoa poderia fazer isso em meu nome?

Suponha que você foi destacado para cuidar de uma iniciativa crucial, urgente, e tem que repassar parte do seu trabalho para colegas por três meses. Você eliminaria, delegaria ou manteria essa atividade?

a) Essa tarefa só pode ser feita por mim ou po um superior (5 pontos)

b) Essa tarefa é mais bem feita por mim por causa do meu conjunto específico de habilidades e de outras responsabilidades vinculadas (4 pontos)

c) Se estruturada adequadamente, essa tarefa pode ser feita satisfatoriamente por um subordinado (3 pontos)

d) Essa terefa poderia ser feita facilmente por um funcionário com menos experiência ou terceirizada (2 pontos)

e) Essa terefa poderia ser elimiada (1 ponto)

 

Por fim, some seus pontos. Se a pontuação total de uma determinada tarefa for baixa (menos de 10 pontos), a tarefa é uma provável candidata a ser delegada ou eliminada.

 

Fonte: BIRKINSHAW, Julian; COHEN, Jordan. Arange tempo para o trababalho que importa. Harvard Business Review, São Paulo, V.92, N.2, p.87-90, fev. 2014


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